Datenschutzerklärung Hinweisgeberschutzprozess
Die Technische Hochschule Augsburg freut sich, dass Sie unser Hinweisgeberschutzsystem in Anspruch nehmen wollen. Datenschutz und Datensicherheit sind bei dessen Nutzung für uns sehr wichtig. Wir möchten Sie daher an dieser Stelle darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei dem Prozess erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden.
Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen. Die Datenschutzerklärung kann jederzeit unter „Datenschutzerklärung“ abgerufen, abgespeichert und ausgedruckt werden.
I. Verantwortlicher
Technische Hochschule Augsburg,
Körperschaft des öffentlichen Recht gemäß Art. 4 Abs. 1 BayHIG,
vertreten durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Gordon T. Rohrmair
An der Hochschule 1
86161 Augsburg
Telefon: +49 (0)821-5586-0
Telefax: +49 (0)821-5586-3222
Webseite: info@hs-augsburg.de
II. Datenschutzbeauftragter
Der externe Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M.
KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Hohenzollernring 54
D-50672 Köln
Telefon: +49 (0) 221 – 222 183 – 0
E-Mail: dsb@kirche-in-not.de
Website: www.kinast.eu
III. Grundsätze der Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihr Alter, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse oder Ihr Nutzerverhalten. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur einen mit einem unverhältnismäßigen Aufwand zu erreichenden) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z.B. durch Anonymisierung der Informationen, sind keine personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (beispielsweise das Erheben, das Abfragen, die Verwendung, die Speicherung oder die Übermittlung) bedarf immer einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung. Verarbeitete personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht wurde und keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten mehr zu wahren sind.
Sofern wir für die Bereitstellung bestimmter Angebote Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, informieren wir Sie nachfolgend über die konkreten Vorgänge, den Umfang und den Zweck der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sowie die jeweilige Speicherdauer.
IV. Datenverarbeitung im Hinweisgeberschutz
1. Zwecke
Die Verarbeitung dient der gesetzlichen Pflicht zur Bereitstellung interner und externer Meldestellen nach §§ 13 und 24 HinSchG zum Schutze hinweisgebender Personen und zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
2. Rechtsgrundlage
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 10, 13, 24 HinSchG; Art. 9 Abs. 2 lit. j i.V.m. §§ 10, 13, 24 HinSchG
3. Kategorien personenbezogener Daten
Die folgenden Daten werden zu den oben genannten Zwecken verarbeitet:
- Inhalte der eintreffenden Meldung
- Dokumentation der eintreffenden Meldung
- Wortprotokolle zur (fern-)mündlichen Meldung
- Inhaltsprotokolle
- Tonaufzeichnung der Meldung/Zusammenkunft
- Wahrnehmungen bei einer Zusammenkunft
- Accountdaten
- Account-Nutzungsdaten und Protokolle
4. Kategorien betroffener Personen
Von der Verarbeitung betroffene Personen sind:
- Ombudsleute ( a)-h) )
- Hinweisgebende Personen ( a)-h) )
- Beschäftigte und Beschäftigungsgebende ( a)-e) )
- Sonstige in der Meldung erwähnte Personen ( a)-e) )
5. Kategorien von Empfängern
Die folgenden Personen empfangen die oben genannten Daten:
a. Intern
- Ombudsleute ( a) – h) )
- Für die Folgemaßnahmen Beteiligte ( a) – e) )
b. Extern
- Auftragsverarbeiter im Rahmen von Wartungsarbeiten
6. Aufbewahrungsfrist
Die Hochschule Augsburg speichert die personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung des Zwecks Ihrer Erhebung erforderlich ist. Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Im Einzelnen werden die Daten wie folgt gespeichert:
- a) – d): Drei Jahre, § 11 Abs. 5 HinSchG
- e): Nach Anfertigung und Freigabe des Protokolls
- g) – h): Mit Zweckerfüllung
7. Drittstaatenübermittlung
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
8. Betroffenenrechte
Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Art. 10 BayDSG bleibt unberührt.
Gemäß Art. 16 DSGVO können Sie unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Das Recht aus Art. 18 DSGVO steht Ihnen auch zu, wenn Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
Gemäß Art. 20 DSGVO können Sie verlangen, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder Sie können die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Gemäß Art. 77 DSGVO steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München